Jak oprogramowanie typu ERP będzie się mogło przyczynić do znacznego ograniczenia ilości segregatorów w firmach.

W większości firm można do dnia dzisiejszego spotkać wielkie pudła, w których przechowuje się dokumenty, które się wystawia. Jeżeli firma należy do większych, to i samych dokumentów będzie sporo, niekiedy trzeba przeznaczyć na nie sporo cennej powierzchni.


księgowa
Author: NATO E-3A Component
Source: http://www.flickr.com
Lecz obecnie nie jest to już konieczne, bo w ostatnich latach regulacje prawne zaczęły się dostosowywać do obecnych możliwości technicznych i ewidencja cyfrowa przy spełnieniu paru warunków będzie jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Oczywiście będzie również znacznie wygodniejsza, bo z firmowego archiwum bez problemów będą mogły zniknąć wszystkie segregatory z fakturami, rachunkami i raportami. Co zrozumiałe przejście na archiwizację elektroniczną wiązać się będzie z koniecznością wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i przeprowadzenia zmian organizacyjnych w firmie. Wiążą się z tym jakieś koszty, ale zalety tego typu rozwiązania są na tyle duże, że w szybkim tempie poniesione wydatki będą się zwracać, a firma zacznie pracować efektywniej i wydajniej.

Dziś większość oferowanych systemów typu ERP pozwala na prowadzenie pełnej archiwizacji dokumentów pod postacią cyfrową.


faktury online
Author: encuentroedublogs
Source: http://www.flickr.com
Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w postaci cyfrowej, razem z wysyłaniem ich do klientów za pomocą poczty elektronicznej, i wysyłanie wszystkich deklaracji do urzędów. Dzięki temu, że praktycznie wszystkie kopie faktur będą dostępne z poziomu systemu, to nie trzeba będzie ich drukować za każdym razem i trzymać w segregatorach. Dla urzędu skarbowego wystarczy, jeśli kopia takich wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a przy jakiejś kontroli szybko można będzie do tych danych sięgnąć.

Chcesz zgłębić więcej interesujących informacji na omawiany temat? To poczytaj więcej (www.wrocbud.com/giecie-i-ciencie-blach/), które akurat takie informacje posiadają.

Spora część programów pozwala również na rejestrację i archiwizowanie wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, zamówienia, czy przykładowo oferty. Przez to, że przechowuje się je w formie cyfrowej, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, oprócz tego ma się dużo więcej kontroli nad tym, kiedy i kto realizował jakieś operacje na nich.